Dipla PRO: all-in-one oplossing voor je beheer en uitvoering

In Dipla vind je een onderscheid tussen de beheermodule en de uitvoeringsmodule. Dit zijn 2 verschillende kaartschermen waarin er gewerkt kan worden. Afhankelijk van je rollen en rechten heb je toegang tot één, of beide.

Beide modules worden ondersteund met een aantal apps voor een optimale werking op het veld.

In de beheermodule kan je elementen importeren en/of intekenen in een project en er daar mee verder werken.
Aan deze elementen kan je een of meerdere beheertrajecten koppelen. Waanneer je een beheertraject koppelt aan een element, kan je op basis van dat traject automatisch terugkerende taken laten uitvloeien. Daarnaast kan je ook eenmalige taken tekenen.

Ook kan er aan de hand van vragenlijsten een (soorten)inventarisatie gedaan worden op de elementen. Dit kan zowel in de beheermodule, als in 2 gratis apps (MyObs en MyDipla) die onder water aansluiten bij Dipla.

Verder kan je meldingen behandelen in de beheermodule. Deze meldingen kunnen gemaakt worden door medewerkers (in de MyDipla app) of door vrijwilligers (in de DiplaCheck app). Jij kan feedback geven naar de melder toe, en de melding omzetten in een taak.

Tot slot is er de mogelijkheid om verschillende rapporten te genereren, zoals bijvoorbeeld een beheerplan en uitvoeringsplan.

In de uitvoeringsmodule draait alles rond taken.

Hier worden taken doorgegeven aan de juiste externe organisatie of uitvoerder, kan je taken wijzigen (taaknaam, datum,...) bundelen.

Je kan hier taken opvolgen door snel te zien welke taken zijn afgevinkt, welke zijn gecontroleerd, waar iets is misgelopen. Met dynamische grafieken krijg je een overzicht van de op te volgen taken.

Ook hier is er de mogelijkheid om rapporten te genereren, zoals bijvoorbeeld een takenplan.

Dipla werkt onder water samen met 3 apps:

Binnen een organisatie is het aantal gebruikers onbeperkt. Er zijn vier gebruikersrollen beschikbaar, die bepalen welke handelingen uitgevoerd kunnen worden. De interface past zich automatisch aan op basis van de toegewezen rol(len), zodat alleen de relevante functies zichtbaar zijn. Naast deze rollen kunnen per gebruiker extra rechten worden toegekend.

Voorbeelden van deze rechten zijn:

• wie mag bestanden importeren?

• wie mag projecten instellen?

• wie mag beheertrajecten zien / opstellen?

Samenwerking

Samenwerking vormt de kern van Dipla, zowel tussen collega’s als met externe partners. Het is mogelijk om samen te werken met andere organisaties. Wanneer zij ook over een Dipla-abonnement beschikken, kunnen taken rechtstreeks aan hun organisatie worden toegewezen. Beschikt een partner niet over een abonnement, dan kan binnen de eigen organisatie een account voor hen worden aangemaakt en kunnen uitvoerdersrechten worden toegekend.

Opvolging

Naast accounts bestaat er ook de mogelijkheid om een bezoekerslink te gebruiken. Deze link is bedoeld voor personen die zelf niet actief in Dipla werken, maar wel de voortgang of de stand van zaken willen opvolgen. Via de bezoekerslink krijgen zij toegang tot de relevante informatie, zonder dat er een apart account hoeft te worden aangemaakt. Daarbij kan ingesteld worden welke informatie de bezoeker wel of niet te zien krijgt, zodat steeds de juiste focus en afbakening behouden blijft.

Dipla is gebouwd met oog op zelfredzaamheid. Organisaties krijgen alle middelen in handen om hun workflows, beheertrajecten, datavelden en visualisaties zelf vorm te geven en aan te passen aan hun noden:

Dipla garandeert actuele, correcte en transparante data. Omdat het een SaaS-oplossing is, zijn alle wijzigingen meteen zichtbaar voor alle gebruikers en hoeven gegevens slechts op één plaats te worden aangepast. Rollen en rechten bepalen wie wijzigingen kan doorvoeren, terwijl metadata inzicht geeft in wie wat heeft aangepast.

Ook in de uitvoeringsmodule zijn er verschillende manieren om met taken om te gaan, waardoor je ook hier kan werken volgens de workflow van jouw organisatie.

• Taken: status en controle:

  • Taken worden doorgegeven aan de betrokken personen / ploegen: uitvoerders zien zo enkel taken die zij moeten uitvoeren

  • Er hangen max 4 gebruikers aan een taak. Dit is zichtbaar voor iedere gebruiker.

  • Iedereen betrokken bij taak of project kan taak- en controlestatus raadplegen

  • Communicatie, registratie en media is op taakniveau mogelijk: klaar, controle, commentaar, foto's, biomassa, tijdregistratie,..

  • Standaard takenplan: info over taak, timing, status en kosten

• Taken bundelen:

  • Taken kunnen gegroepeerd worden in een werkopdracht en doorgegeven worden aan een uitvoerende organisatie

  • Taken kunnen gegroepeerd worden in een werkfiche en doorgegeven worden aan de uitvoerende ploeg. Hier zie je ook de nodige hoeveelheid materiaal, mensuren en machines

  • Er kan bij zowel werkopdrachten als werkfiches extra info meegegeven worden

• Taken filteren: taken kunnen gefilterd worden op naam, datum, taakstatus, controlestatus,...

Historiek

Dipla houdt de historiek van verschillende onderdelen:

• Beheertrajecten: je kan nieuwe versies van je beheer maken en die toepassen op je elementen

• Inventarisaties: alle antwoorden die via vragenlijsten binnenkomen worden bijgehouden en er kan per element een historiek opgevraagd worden

• Taken: alle registraties die op een taak gebeuren (vb. klaar, veldnotitie, controle,...) worden bijgehouden en kan je gemakkelijk opvragen

Rapportage

Dipla biedt uitgebreide rapportagemogelijkheden. Afhankelijk van de toegewezen rol(len) zijn verschillende rapporten beschikbaar. Daarnaast worden bij alle tabellen automatisch grafieken gegenereerd, zodat data ook visueel kan worden weergegeven en eenvoudig kan worden gedownload.

Profisi heeft een heel aantal api’s te beschikking om te koppelen met andere systemen. Wij verwachten dat de andere systemen ook duidelijk gedocumenteerde api’s ter beschikking hebben en dat de integratie hierdoor vlot kan verlopen.

Dipla als startklaar pakket

Met de modules Beheer en Uitvoering kan je na de initiële opzetfase meteen aan de slag.

Na goedkeuring van de offerte kunnen wij binnen de maand een omgeving voor de gemeente opzetten. Vanaf dat moment is Dipla volledig operationeel en beschikbaar voor de medewerkers.

Vanaf dag één kan je al taken intekenen en doorgeven aan uitvoerders op het terrein. Voor een duurzame en gestructureerde werking is het echter belangrijk om processen en mensen goed op elkaar af te stemmen en duidelijke samenwerkingsvormen op te zetten.
Uit ervaring bij andere klanten blijkt dat een project gemiddeld 3 tot 6 maanden doorlooptijd vraagt. Uiteraard is het mogelijk meerdere projecten parallel uit te voeren.

Dipla-verantwoordelijke

Voor een optimale samenwerking met Profisi vragen we dat de gemeente minstens één, en bij voorkeur twee, Dipla-verantwoordelijken aanduidt.
Zij zijn het centrale aanspreekpunt voor zowel Profisi als voor de interne diensten van de gemeente.

Analysedag

We starten met een analysedag, die samen met de Dipla-verantwoordelijken wordt voorbereid.

• Voormiddag
  Een medewerker van Profisi komt langs op kantoor. Samen brengen we in kaart waar de gemeente en de medewerkers binnen enkele maanden willen staan en welke quick wins er mogelijk zijn. Vaak is dit al tijdens het vooroverleg besproken en gebruiken we deze input om projecten te prioriteren.
  Daarnaast is dit een ideaal moment om elkaar beter te leren kennen en om heel wat praktische vragen over Dipla te beantwoorden. Zo nemen we medewerkers meteen mee in het digitaliseringsproces.

• Namiddag
  In de namiddag focussen we meestal op één of twee concrete projecten. We brengen hierbij alle betrokkenen samen – van planner tot uitvoerder. Via een diepte-interview willen we niet enkel de inhoud begrijpen, maar ook de huidige communicatie en werkprocessen in kaart brengen.

Na deze gesprekken hebben we een duidelijk zicht op:

• de rolverdeling binnen Dipla per medewerker,

• de belangrijkste mijlpalen (bv. start maaiseizoen, lancering bestek)

• de kennisverdeling (individueel, deels gedigitaliseerd, of niet meer beschikbaar)

• het digitale karakter van bestaande kennis (beheerplannen, bestekken, interne handleidingen, inventarisaties)

• de digitale vaardigheden van de medewerkers

Resultaat van de analyse

Op basis van deze analyse bepalen we hoe het project best wordt opgezet:

• Welke data gebruiken we als basis, en hoe worden deze omgevormd?

• Wie neemt welke taken op in dit proces?

• Kunnen bestaande beheertrajecten in Dipla worden gebruikt of maken we nieuwe?

• Welke opleidingen zijn voor welke medewerkers nodig?

• Bij grote projecten (bv. alle bomen in de gemeente): welk deelgebied starten we eerst op?

Leren door te doen

Wij gaan de medewerkers enkel de opleiding geven die ze nodig hebben en enkel als ze die direct daarna kunnen gaan gebruiken. Ook willen we bekijken hoe we al dan niet een gedeelte van het project zo snel mogelijk kunnen laten uitvoeren. We hebben ervaren dat mensen pas goed inzicht krijgen in Dipla als het project de volledige PDCA-cyclus heeft doorlopen.

We doen dit door wekelijk/2 wekelijk/ maandelijks via een videobel van ongeveer een uur. We leggen uit hoe het er gewerkt kan worden en geven de medewerker(s) 'huiswerk'. Dit proces van videobellen loopt zolang nodig is om de betrokken personen deze stap te laten uitvoeren. Dit is persoonsgebonden naargelang het digitale kennisniveau. Op deze manier laat je stapsgewijs meer en meer mensen met Dipla werken. Na de opzet van de initiële projecten(en) pak je de andere een voor een aan. Omdat je medewerkers dit al eens hebben gedaan, zal het voor de volgende projecten steeds sneller verlopen.